Conditions générales

  1. Services fournis

Toute tâche confiée par un client à Lexentia l’est selon les termes du mandat défini dans la lettre d’engagement. En cours de traitement, l’étendue des tâches juridiques requises peut être adaptée selon les besoins du dossier.

Lexentia offre un service axé sur le caractère pragmatique, logique et efficient de la solution à envisager. À chaque étape, l’avocat communique avec le client afin de répondre à ses attentes et s’efforce de répondre dans les meilleurs délais à toute demande, en tenant compte des urgences qui peuvent requérir un traitement prioritaire.

Les échéances procédurales sont respectées pour autant que le client ait transmis l’ensemble des informations et documents nécessaires en temps utile. Tout retard dans la transmission pourra soit dégager Lexentia de toute responsabilité quant au respect de l’échéance concernée, soit impliquer une majoration d’honoraires en raison de l’urgence ainsi générée.

  1. Avocat responsable, assistance externe et réseau de collaborateurs

La mission est conduite par Lexentia. L’avocat dominus litis désigné dans la lettre d’engagement est personnellement responsable des services prestés. Il est possible qu’un autre avocat de Lexentia se joigne au traitement du dossier en cours de mission, sans que cela n’affecte la responsabilité de l’avocat dominus litis. Lexentia s’efforce de fournir un service efficace et de qualité dans les matières qui lui sont préférentielles. Si une matière échappe à sa compétence, il en sera discuté avec le client, qui pourra se tourner vers l’un des collaborateurs de Lexentia ou vers un avocat externe, afin de lui garantir en toutes circonstances un conseil avisé et de qualité.

  1. Responsabilité

Lexentia est exclusivement civilement responsable du traitement du dossier sur le fondement contractuel, pour tous dommages, pertes, coûts ou dépenses subis par le client du fait d’une faute directe, quelle que soit la personne – avocat, collaborateur, stagiaire ou autre préposé – à l’origine de celle-ci, sauf en cas de fraude ou de force majeure. Toute action fondée sur la responsabilité extracontractuelle à l’encontre de Lexentia, de ses avocats ou de ses auxiliaires est expressément exclue.

Lexentia est couvert par une assurance professionnelle. Le client déclare avoir été informé de l’existence et du niveau de cette couverture et en accepte les limites comme condition essentielle et déterminante de la présente convention. L’indemnisation ne pourra excéder cinq fois le montant des honoraires hors TVA perçus dans le dossier concerné.

En aucune manière, le client ne pourra invoquer ses propres actes, négligences, omissions, déclarations erronées ou incomplètes ou actes illégaux – commis personnellement ou par ses gérants, administrateurs, salariés, mandataires, sous-traitants ou préposés – pour engager la responsabilité de Lexentia.

  1. Communication avec le client

Lexentia privilégie les moyens de communication électronique. Lors des premiers contacts, le client peut exprimer la préférence pour un autre moyen ; selon le choix opéré, Lexentia se réserve le droit de facturer tout surcoût occasionné et ne pourra être tenu responsable des délais imputables au moyen de communication retenu.

Le client élit domicile à l’adresse email renseignée dans la lettre d’engagement pour l’ensemble des communications relatives à la mission, aussi longtemps qu’il n’en a pas communiqué une autre à Lexentia. Tout changement de coordonnées doit être transmis sans délai. Lexentia ne pourra être tenu responsable d’une communication adressée à une adresse non actualisée du fait du client.

Lexentia garantit la confidentialité de l’identité du client et de la nature de son litige, pour autant que ces informations ne soient pas de notoriété publique. Une divulgation jugée nécessaire au traitement du dossier pourra être faite aux membres, collaborateurs externes ou tout professionnel consulté à cet effet. La collaboration pourra prendre fin en cas d’absence de bonne communication entre Lexentia et le client.

  1. Transmission des documents et gestion du dossiers

Le client s’engage à transmettre l’ensemble des pièces et informations utiles de manière claire, complète et ordonnée. À défaut, Lexentia se réserve le droit de facturer le temps consacré au tri, à la reconstitution ou à la mise en ordre des documents ainsi transmis, au taux horaire applicable.

L’avocat maintient, pour chaque dossier, un suivi chronologique des étapes procédurales et des échéances, disponible sur demande du client. Ce suivi constitue un outil de gestion interne et ne crée pas d’obligation de résultat distincte quant au respect de délais dont la cause serait imputable au client.

  1. Usage d’outils d’assistance automatisée

Le client s’engage à informer Lexentia de tout recours, même partiel, à un outil d’intelligence artificielle ou d’assistance automatisée pour la rédaction, la traduction ou l’analyse de documents transmis. Cette obligation vise à prévenir tout biais, inexactitude ou préjugé susceptible d’affecter l’analyse juridique ou la stratégie du dossier. Lexentia décline toute responsabilité pour les conséquences d’une information erronée ou biaisée dont l’origine serait un outil automatisé non déclaré.

Usage par l’avocat. L’avocat se réserve la faculté de recourir, de manière ponctuelle et sélective, à des outils d’assistance automatisée dans l’intérêt de l’efficience du traitement des dossiers. Sauf dérogation expresse convenue entre l’avocat et le client en raison de circonstances particulières – telles que le volume de données à traiter en cas d’urgence, donnant lieu à discussion spécifique et accord entre les parties – l’avocat ne se fie pas exclusivement au traitement de l’information par l’intelligence artificielle. L’analyse juridique, l’appréciation des faits, la stratégie et tout conseil fourni au client demeurent en toutes circonstances l’œuvre exclusive et engagent la responsabilité personnelle de l’avocat en charge du dossier.

  1. Détention de sommes sur compte tiers

Toute somme perçue au nom et pour le compte d’un client est déposée sur le compte tiers de l’avocat en charge du dossier. Ce compte ne porte aucun intérêt et les sommes qui y sont versées le sont à titre temporaire.

  1. Propriété intellectuelle et droits

Tout écrit rédigé par Lexentia pour les besoins du traitement d’un dossier ne peut être utilisé par le client qu’à des fins privées et individuelles, moyennant le consentement exprès de Lexentia. Lexentia est en droit d’utiliser, de copier ou de répercuter toute idée, tout développement ou tout écrit rédigé pour les besoins d’un dossier dans le cadre du traitement d’autres dossiers, sous réserve du respect de la confidentialité.

Aucune responsabilité de Lexentia ne pourra être engagée pour tous dommages résultant de l’utilisation de documents sous une forme autre que celle transmise par ses soins au client.

  1. Archivage

Lexentia conserve ses dossiers – physiques et numériques – pour une durée maximale de cinq années à compter de la clôture du dossier. Sur demande expressément formulée par le client et moyennant paiement des frais y afférents, les dossiers peuvent être conservés pour une durée plus longue.

  1. Honoraires et frais

Les honoraires sont fixés au taux inclus indiqué dans la lettre d’engagement, lequel couvre l’ensemble des frais administratifs. Seuls les débours externes – frais de greffe, courriers recommandés, DHL, frais de justice et assimilés – sont facturés en sus au coût réel.

Les honoraires sont fixés en tenant compte de la spécificité du dossier, de la matière traitée, de l’urgence éventuelle, de la complexité de la cause et de l’expérience de l’avocat en charge.

Les conditions de facturation sont liées à la mission définie dans la lettre d’engagement et peuvent varier d’une mission à l’autre, moyennant information préalable et accord du client. Les taux horaires sont réexaminés périodiquement ; tout nouveau taux est communiqué au client avant application et requiert son approbation. Toute estimation fournie par Lexentia est indicative et ne constitue pas un plafond d’honoraires.

Les débours externes ne sont pas soumis à la TVA de 21 % pour autant que la facture y relative soit libellée au nom du client et que ses coordonnées de facturation complètes aient été communiquées à Lexentia. À défaut, ils seront comptabilisés en frais complémentaires soumis à TVA.

Les honoraires sont soumis à la TVA au taux de 21 %, sauf exemption applicable.

Les honoraires et frais sont exclusivement payables en euros (EUR). Tout frais lié à un paiement effectué en une autre devise, à une conversion de devises ou à tout mécanisme de change sera intégralement refacturé au client.

Les honoraires sont payables au comptant, dans les quinze jours de la date de facturation. Toute somme non payée à son échéance fera courir de plein droit un intérêt au taux de 8 % par an.

SEn cas de non-paiement d’une facture à son échéance, Lexentia adressera au client un rappel par email à l’adresse renseignée dans la lettre d’engagement. En l’absence de réaction ou de paiement dans les quinze jours suivant ce rappel, Lexentia se réserve le droit de suspendre toute prestation, sans préjudice des intérêts de retard. La suspension est notifiée au client par email à la même adresse. En cas de persistance du non-paiement, Lexentia sera en droit de mettre fin à la mission dans les conditions prévues à l’article 15.

En cas d’intervention d’un tiers pour le paiement des factures, le client demeure solidairement responsable du paiement et autorise Lexentia à communiquer directement avec ce tiers à cet effet.

  1. Honoraire de résultat

Un honoraire de résultat n’est légalement autorisé que pour autant qu’il soit partiel et se greffe à un honoraire de base réduit. Le montant du taux réduit applicable et le pourcentage ou montant du success fee – dégressif par tranche le cas échéant – sont déterminés d’un commun accord et consignés dans la lettre d’engagement.

Dès l’entame d’une phase couverte par un honoraire de résultat, le taux réduit convenu est appliqué aux prestations facturées pour cette phase. En cas de changement d’avocat, de désistement du client ou de fin anticipée de la mission, quelle qu’en soit la cause et à quelque stade que ce soit, le taux horaire normal – tel qu’il aurait été appliqué en l’absence de tout honoraire de résultat – devient immédiatement exigible de plein droit, rétroactivement, pour l’ensemble des prestations antérieurement facturées sous le taux réduit. La différence entre le taux réduit facturé et le taux normal ainsi applicable est immédiatement due par le client, sans préjudice de tout autre honoraire ou indemnité.

Lorsque la fin de mission intervient à un stade avancé de la procédure et que l’essentiel des actes ayant concouru à l’obtention du résultat a été accompli par Lexentia avant cette fin de mission, le success fee reste intégralement dû, quand bien même le résultat serait finalement obtenu sous l’égide d’un autre conseil. Sont notamment visés les cas où

Lexentia a rédigé les actes principaux, constitué le dossier dans sa substance ou plaidé l’affaire, et où le résultat favorable découle directement ou principalement de ces prestations.

La notion de succès déclenchant l’honoraire de résultat est définie dans la lettre d’engagement. À défaut de définition expresse, constitue un succès toute décision, accord ou issue ayant procuré au client un avantage substantiel – financier, statutaire ou indemnitaire – par rapport à sa situation au moment de la saisine de Lexentia.

  1. Taxation des dépens – indépendance des honoraires

En cas de succès de la procédure, une taxation des dépens peut être organisée selon les règles applicables devant la juridiction saisie. Dans ce cadre, certaines prestations facturées par Lexentia peuvent ne pas être considérées comme indispensables au sens des règles de taxation et être écartées, en tout ou en partie, de la récupération accordée au client.

Une telle décision est sans effet sur l’existence, la validité et l’exigibilité des factures émises par Lexentia. Les honoraires facturés rémunèrent des services effectivement et utilement rendus dans l’intérêt du client ; leur caractère éventuellement non récupérable dans le cadre d’une procédure de taxation ne remet pas en cause la réalité ni la valeur des prestations fournies. Les factures de Lexentia ne sont ni réduites ni annulées du fait d’une décision de taxation des dépens, laquelle ne lie pas Lexentia dans sa relation contractuelle avec le client.

Le client est informé de cette distinction dès l’ouverture du dossier et l’accepte comme condition essentielle de la présente convention.

  1. Lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme

Lexentia est soumis à la législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme et est à ce titre tenu d’identifier ses clients et de faire preuve de vigilance. Tout agissement suspect doit être dénoncé auprès du Bâtonnier compétent. Lexentia se réserve le droit de suspendre ou de cesser toute activité, moyennant avertissement dans les meilleurs délais, en cas de suspicion fondée de blanchiment ou d’acte terroriste.

  1. Protection des données

Dans le cadre de son activité, Lexentia traite des données à caractère personnel concernant ses clients au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Ces données sont traitées aux seules fins de l’exécution de la mission confiée et du respect des obligations légales et réglementaires de Lexentia. Elles ne sont pas cédées à des tiers, sauf nécessité liée au traitement du dossier ou obligation légale. Le client dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de ses données, qu’il peut exercer par email adressé au dominus litis.

  1. Fin de mission

Lexentia peut mettre fin à la mission, moyennant un préavis raisonnable permettant au client de prendre les dispositions nécessaires, notamment en cas de non-paiement persistant après rappel resté sans suite, de perte de confiance mutuelle, de conflit d’intérêts survenant en cours de mission, de manquement grave du client à ses obligations de collaboration, ou de toute situation rendant la poursuite de la mission incompatible avec les règles déontologiques applicables. En cas de fin de mission, l’ensemble des honoraires et débours dus jusqu’à la date de cessation des prestations est immédiatement exigible.

  1. Litiges

Tout litige relatif à la mission confiée par le client au Cabinet sera de la compétence exclusive des Cours et Tribunaux de Bruxelles et soumis à la législation belge. Une procédure de conciliation peut, le cas échéant, être organisée devant notre Ordre des Avocats.

Version mars 2026